Ruta | Duración | Nivel | Antes de empezar |
🟣 Configurador · Nivel 2 | 45 min | Avanzado |
Los eventos reaccionan cuando alguien guarda. Pero hay situaciones que no dependen de que nadie guarde nada: controles que llevan días sin revisar, documentos a punto de caducar, demasiados rechazos en una mañana. Para eso están las automatizaciones: Mairu revisa los datos cada cierto tiempo y actúa si encuentra algo.
🎯 Al terminar sabrás
Distinguir cuándo usar un evento y cuándo una automatización.
Crear una automatización de tipo Indicador con una condición y un umbral.
Crear una automatización de tipo Listado que actúe sobre varios registros.
Usar la fecha actual para que una automatización sea dinámica.
🧠 La idea: consulta + frecuencia + acción
Una automatización es una consulta que Mairu ejecuta periódicamente:
CADA día a las 8:00 CONSULTA controles pendientes de revisar SI hay resultados (o el valor supera un umbral) HAZ notificar / enviar email / cambiar estado / webhook / planificar formulario
| Evento | Automatización |
Se dispara | Al guardar una respuesta | Con una frecuencia (cada X minutos, cada día, cada viernes…) |
Mira | Una respuesta | Todas las que devuelve una consulta |
Pregunta típica | "Cuando alguien guarde esto, ¿pasa algo?" | "¿Hay algo en mis datos que necesite atención?" |
Dos tipos
Tipo | Usa una consulta… | Ejemplo | Acciones |
Indicador | de tipo Indicador (un número) y una condición sobre él | Si hay más de 2 NO OK hoy… | Notificar, enviar email, webhook |
Listado | de tipo Listado: actúa sobre cada registro que devuelve | Para cada control pendiente de revisar… | Además: cambiar estado y planificar formulario |
🛠️ Práctica guiada
Automatización 1 · Alerta si se acumulan rechazos (Indicador)
La consulta. Crea en Configuración > Consultas la consulta NO OK desde una fecha, tipo Indicador, con un parámetro de tipo Fecha llamado desde:
{
"select": "temperatura",
"aggregate": "count",
"from": "control_envasado",
"where": [
{
"allConditions": {
"conditions": [
{ "field": "resultado", "operation": "=", "value": "NO OK" },
{ "field": "created_at", "operation": ">=", "value": "desde" }
],
"type": "and"
},
"type": "and"
}
]
}
Con count se cuentan las respuestas que cumplen las condiciones; como temperatura es obligatoria, todas la tienen. Pruébala con el Testing antes de seguir.
La automatización.
En Configuración > Automatizaciones crea una carpeta Calidad y, dentro, una automatización Rechazos acumulados.
Cuando > Consulta: tipo Indicador, consulta NO OK desde una fecha. Asigna al parámetro
desdela fecha actual.Condición: mayor que
2.Frecuencia: cada 60 minutos.
Acción: Enviar email a
calidad.pruebacon el asunto Más de 2 controles NO OK hoy.
Automatización 2 · Recordatorio de controles sin revisar (Listado)
La consulta. Crea Controles pendientes de revisar, tipo Listado, filtrando por el nombre del estado:
{
"select": ["created_at", "linea", "lote", "motivo_rechazo"],
"from": "control_envasado",
"where": [
{
"allConditions": {
"conditions": [
{ "field": "state_id", "attribute": "name", "operation": "=", "value": "Pendiente de revisar" }
],
"type": "and"
},
"type": "and"
}
]
}
La automatización.
Crea Recordatorio de revisión, tipo Listado, con esta consulta.
Frecuencia: todos los días a las 8:00.
Acción: Notificar al departamento Calidad.
💡 Con la acción Planificar formulario podrías ir un paso más allá: crear una tarea de revisión por cada control pendiente, con los datos heredados de la consulta. Si activas Crear respuesta automática, Mairu crea directamente la respuesta con esos datos.
🔍 Comprueba que funciona
Registra tres controles NO OK hoy: en menos de una hora llega el email de Rechazos acumulados.
Deja un control en Pendiente de revisar hasta el día siguiente: a las 8:00 Calidad recibe la notificación.
Cambia ese control a No conforme con el selector de estados: al día siguiente ya no aparece en el recordatorio.
⚠️ Errores habituales
"No puedo crear la automatización." Si no tienes ninguna, crea primero una carpeta.
Usar una automatización donde basta un evento. Si el aviso debe salir en el momento de guardar, usa un evento: es inmediato y más sencillo.
Frecuencias demasiado altas con acciones ruidosas. Una automatización de Indicador que se cumple cada 5 minutos enviará un email cada 5 minutos. Ajusta frecuencia y umbral pensando en quien recibe los avisos.
Consultas con fechas fijas. Una consulta con
"2026-11-01"escrito a mano dejará de servir mañana. Usa un parámetro de tipo Fecha y la fecha actual.Planificar formularios masivamente sin revisar sus eventos. Las respuestas creadas automáticamente también disparan los eventos del formulario de destino.
🏋️ Reto
Calidad quiere controlar las fechas de caducidad: cada lunes, una lista de los lotes envasados cuya caducidad cae en los próximos 30 días, enviada por email. Diseña la consulta, piensa qué parámetro necesitas y crea la automatización. Pista: revisa el caso Control de formaciones y certificados que caducan, resuelve un problema muy parecido.
📚 Para saber más
Cómo enviar un correo cuando un formulario cumple una condición
➡️ Siguiente lección: Dashboards - una pantalla para cada perfil